Comment moderniser vos processus RH ?

Nouvelles technologies, Big Data, Cloud, méthodes « agiles »… Vous pensiez vraiment que les ressources humaines allaient échapper à ces tendances qui impactent les entreprises ? Oh que non ! Dites adieu à la fonction RH ancienne version, il est temps de mettre le logiciel à jour.

La transformation digitale est en train de bousculer les processus métiers de cette fonction stratégique, au profit d’une relation personnalisée avec les collaborateurs — ceux qui arrivent comme ceux qui sont déjà là. Pour ne pas rater le train du progrès, découvrez ce qu’est un processus RH, pourquoi ces processus sont si importants pour votre entreprise, et comment moderniser la gestion des ressources humaines en suivant 4 axes stratégiques.

Qu’est-ce qu’un processus RH ?

Les processus RH désignent l’ensemble des actions menées par les équipes RH pour aider à atteindre les objectifs de l’entreprise en favorisant le facteur humain. Chaque processus correspond à un flux de travail (recrutement, gestion des carrières, gestion de la paie…) qui participe au bon fonctionnement de l’organisation.

Tout processus métier contribue à sa façon à soutenir la croissance et la compétitivité de l’entreprise. C’est encore plus vrai des processus RH, dont la mise en place et l’amélioration continue sont au cœur de la stratégie de toute organisation : les actions RH aident à atteindre les objectifs de l’entreprise en s’appuyant sur le capital humain de celle-ci.

Les processus RH englobent à la fois la gestion du parcours des collaborateurs (gestion des carrières, promotions, salaires) et l’évolution des effectifs (recrutement, montée en compétences) en fonction des besoins. Ce faisant, chaque processus (ou flux de travail du service RH) alimente la stratégie globale de l’entreprise et contribue à mettre les membres du personnel au cœur des décisions stratégiques.

En d’autres termes, les processus RH tendent à optimiser l’accompagnement du capital humain au profit du fonctionnement de l’organisation dans son ensemble, tout en consolidant le sentiment d’appartenance des collaborateurs et en renforçant l’attractivité de l’entreprise aux yeux des futurs talents.

Quels sont les différents processus RH ?

Différents types de processus RH existent, qui sont autant de flux de travail propres au service des ressources humaines : recrutement, onboarding, gestion des talents, gestion de la paie, etc (découvrir des exemples de processus métiers de l’entreprise). On peut aussi entrer dans le détail et sous-diviser chaque processus pour l’optimiser et lui conférer une forte valeur ajoutée.

Parmi les processus RH, on distingue plusieurs grandes thématiques, comme le recrutement ou l’onboarding des nouveaux collaborateurs, le suivi et la gestion des carrières, la gestion des fins de contrat, les déplacements professionnels, etc. Certains de ces processus sont plus critiques que d’autres non seulement au regard des besoins de l’entreprise, mais aussi en vertu des défis auxquels ils visent à répondre :

Le recrutement, essentiel parce qu’il contribue à accompagner la croissance de l’entreprise en injectant plus de capital humain à forte valeur ajoutée.
La gestion des carrières, et en particulier le développement des compétences des collaborateurs ainsi que la mobilité interne. Ces processus nécessitent, pour les équipes RH, d’être à l’écoute des employés et de soutenir leur progression dans l’entreprise, afin de favoriser leur implication.
La gestion de la paie est un exemple de processus RH critique dans la mesure où il intègre de multiples contraintes à la fois réglementaires, sécuritaires et temporelles (les salaires doivent être versés en temps et en heure). C’est une question de conformité, mais aussi, et surtout de valorisation de la marque employeur, car des retards de paiement tendent à ternir l’image d’une entreprise.

D’autres processus du service RH sont moins critiques, mais n’en restent pas moins déterminants pour le bon fonctionnement de l’organisation : demandes de congés, télétravail, déclaration du temps de travail, gestion des absences, etc.

Considérant tout cela, il est crucial de mettre en place une approche processus propre aux actions RH. Mais d’ailleurs, pourquoi ces processus sont-ils si importants ?

En quoi les processus RH sont-ils importants ?

Le service des ressources humaines a évolué : il joue désormais un rôle décisif dans le fonctionnement et le développement de l’entreprise. C’est ce qui rend les processus RH si importants, et c’est pourquoi il est nécessaire de les moderniser et de les optimiser.

Ces dernières années, la fonction RH a beaucoup évolué, et son rôle dans l’entreprise s’est transformé. Il ne s’agit plus seulement de recruter la bonne personne au bon poste et d’assurer la gestion de la paie ou des absences : les actions RH sont aujourd’hui au cœur de la stratégie globale de l’entreprise.

Cette transformation découle d’une prise de conscience : la plus grande force d’une entreprise réside dans son personnel, autrement dit dans son « capital humain ». En ce sens, les processus RH sont importants parce qu’ils contribuent…

à garantir le bien-être des collaborateurs en place et à les fidéliser ;
à attirer de nouveaux talents, en particulier via un renforcement de la marque employeur (mise en place d’un environnement de travail optimal, conditions d’exercice qui favorisent la qualité de vie au travail, gestion des carrières qui se fait au profit des employés, etc.) ;
à mieux gérer l’intégration des nouveaux venus, via une politique d’onboarding efficace ;
à diffuser la culture d’entreprise et à favoriser l’engagement ;
à faire adhérer les collaborateurs aux objectifs de l’entreprise ;
au bon fonctionnement global de l’organisation.

Voilà pourquoi il est important d’optimiser ces processus, afin de rendre les flux de travail toujours plus efficaces et pertinents, et de soutenir toujours plus le développement de l’entreprise. Mais, concrètement, quels avantages votre organisation va-t-elle tirer d’une politique de modernisation des processus RH ?

Pourquoi optimiser les processus RH?

Optimiser les processus du service des ressources humaines permet de contribuer plus efficacement au développement de l’entreprise en valorisant son capital humain, mais aussi de simplifier la gestion administrative des équipes RH qui peuvent ainsi se concentrer davantage sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

On peut en effet classer les avantages de la modernisation et de l’optimisation des processus RH dans deux grandes familles :

Le soutien au développement de l’entreprise. Il s’agit d’améliorer les processus des équipes RH (actions menées et outils utilisés) pour accompagnement plus efficacement l’organisation dans son développement, en répondant à ses besoins stratégiques.
La simplification de la gestion administrative. Il s’agit de mettre en place un système d’automatisation des processus pour aider les équipes RH à gagner du temps en supprimant des tâches récurrentes à faible valeur ajoutée, et leur permettre de se concentrer davantage sur ce qui compte vraiment pour l’entreprise : la gestion des talents, la gestion des carrières, la valorisation du capital humain et de la marque employeur, le bien-être des collaborateurs, etc.

Pour bénéficier de ces avantages, il faut aussi utiliser des outils adaptés : des logiciels métiers performants, bien entendu, mais aussi une solution pour cartographier les processus RH, identifier les leviers d’optimisation, et rendre possible l’automatisation des processus — en un mot, un BPM.

Les 4 axes incontournables de modernisation de vos processus RH

La modernisation des processus RH passe par quatre axes incontournables : la libération de la communication de la fonction RH, la prise en compte de l’expérience collaborateur, la valorisation du bien-être des employés et la digitalisation des processus.

1. Libérez la communication à partir de la fonction RH

L’e-RH est en train de remplacer la fonction RH classique. Et le changement vient d’en bas : dans une approche top-down, ce sont les collaborateurs qui réclament cette évolution à cor et à cri, pour des processus RH mieux adaptés à leurs besoins.

L’e-RH, ce n’est pas seulement une version informatisée des ressources humaines. C’est une conception entièrement actualisée des processus RH qui confère à ses responsables une vision plus globale de l’entreprise et une meilleure compréhension de ses enjeux en temps réel. Pour cela, il faut commencer par libérer la communication et permettre des interactions transversales entre les différents niveaux de l’organisation et la fonction RH. Des échanges de plus en plus fluides vont favoriser, à leur tour, la collaboration entre les équipes.

En somme, c’est la fin des ressources humaines centralisées. Et le point de départ d’une fonction RH qui fonctionne comme un « hub » connectant tous les départements de l’entreprise.

2. Prenez en compte « l’expérience collaborateur »

Dans la fonction RH moderne, l’employé est considéré comme un client qui entre dans une boutique : on le prend en charge, on s’occupe de lui, on écoute ses doléances et on essaie de répondre au mieux à ses attentes. Le but ? Améliorer son expérience pour qu’il se sente à son aise.

Dans cette optique, vous devez modifier vos processus clés RH afin de valoriser une véritable « expérience collaborateur », comme il existe une expérience utilisateur. Chaque collaborateur a ses propres compétences, ses soft skills, son expérience, ses ambitions. En ce sens, il participe à son échelle à l’organisation du travail et au fonctionnement de l’entreprise. Par conséquent, chaque employé doit sentir qu’il est unique et que ses besoins sont pris en considération.

Un changement doit donc s’opérer à trois niveaux, de façon à :

gérer plus efficacement le quotidien des collaborateurs quant à leurs problématiques RH ;
mieux prendre en compte les attentes des futurs employés, à la fois pendant la phase de recrutement (pratiques plus « sociales » venant remplacer les entretiens individuels standardisés) et lors de l’accueil proprement dit (accompagnement des nouveaux arrivants pour une meilleure intégration à l’équipe) ;
évaluer régulièrement la qualité de l’expérience collaborateur afin d’intégrer les suggestions et de corriger les points bloquants.

3. Fidélisez vos équipes en valorisant leur bien-être

Le burn-out, vous connaissez ? C’est lorsque l’employé perd pied. Et ça se produit généralement après de longs mois (de longues années ?) de malaise au travail. À l’heure actuelle, 3 millions de Français actifs frôlent le syndrome d’épuisement professionnel (Source : Technologia).

S’il vous fallait une autre preuve de la nécessité de favoriser le bien-être au travail, voici quelques chiffres issus d’une étude Harvard / MIT (2018) :

Le bien-être augmente la motivation chez 37 % des salariés.
90 % des salariés estiment que la qualité de vie au travail contribue aux bonnes performances d’une entreprise.
Les entreprises qui s’occupent du bien-être de leurs employés enregistrent 50 % de départs volontaires en moins.

Sachez que cette notion de qualité de vie au travail est essentielle dans une optique de fidélisation des collaborateurs. Un salarié qui n’est pas à l’aise dans son job n’a pas envie de faire long feu.

Le bien-être des employés passe par une optimisation des processus RH, même les plus basiques (la gestion des congés ou des arrêts maladie, par exemple). Et par une meilleure prise en compte des équilibres entre vie professionnelle et vie personnelle, notamment en n’oubliant pas que les collaborateurs ont une famille et qu’ils doivent pouvoir rentrer chez eux chaque fin d’après-midi… Sans emporter du boulot dans leur mallette !

4. Dynamisez vos processus RH en intégrant des outils digitaux plus souples

Vouloir updater vos processus RH, c’est très bien. Mais avez-vous les outils adéquats ?C’est sans doute le plus important des quatre axes de modernisation RH, parce qu’il soutient tous les autres : l’intégration d’outils digitaux plus souples. Eux seuls sont capables d’optimiser votre workflow pour libérer la communication en interne, mieux prendre en compte l’expérience collaborateur et assurer le bien-être des employés. Et vous le savez déjà. Car d’après une étude Markess pour Sopra HR (2017) 54 % des DRH souhaitent faire de la digitalisation une priorité cette année.

Ça tombe bien : les solutions digitales adaptées aux entreprises n’ont jamais été si pertinentes. À l’aide d’un BPM, vous allez donner un coup de boost à vos processus RH. Et profiter des avantages d’un tel outil :

une cartographie plus précise de l’ensemble des processus ;
un gain de temps important grâce à la suppression des tâches redondantes (au profit de la valorisation des compétences des équipes RH, qui peuvent se consacrer à des projets à plus forte valeur ajoutée) ;
un suivi optimal des processus RH en temps réel, à travers des indicateurs clés adaptés ;
une sécurisation poussée des données via la centralisation des informations.

L’objectif, ce n’est surtout pas de remplacer l’humain par un logiciel RH robotisé et insensible. Le management de chair et d’os a plus que jamais sa place dans le système.

Plus les outils contribuent à l’émancipation des personnels de la fonction RH, en les débarrassant des tâches récurrentes, plus ils sont à même de (re)créer du contact humain et de se saisir des préoccupations de leurs équipes. On écoute mieux les problèmes personnels des collaborateurs quand on n’a pas trois heures de reporting devant soi !

La modernisation des ressources humaines est en marche, et rien ne pourra la stopper. Adopter le BPM vous permet d’optimiser vos processus RH et de prendre le train du changement. Qu’attendez-vous ?