Infographie : Processus d’achat
Pour son rôle de gestion des demandes d’achat, le service doit suivre les différentes étapes nécessaires au bon traitement de la demande. Ces différentes étapes sont à la fois cohérentes avec la règlementation achat mais aussi dépendantes du fonctionnement souhaité par le service. L’ensemble de ces étapes et leur enchaînement représente le processus achat du service, caractérisant ainsi son fonctionnement réel. Ce processus est rarement formalisé de manière précise par les services achats.
L’infographie ci-dessous illustre la comparaison de fonctionnement d’un service achat avec une gestion « classique » puis s’appuyant sur une solution de gestion de processus (BPMS).
Gestion classique du processus d’achat
Dans la première partie, nous pouvons voir que cela génère de nombreux échanges entre les différents acteurs du service. Ces échanges entre acteurs sont matérialisés par des flèches. On peut remarquer immédiatement la complexité des échanges et les différentes étapes nécessaires pour traiter et finaliser une demande d’achat. De nombreux allers – retours sont nécessaires entre les différentes parties tout au long du processus, entrainant ainsi certaines lourdeurs de traitement et plus généralement des difficultés à suivre l’avancée des étapes pour chaque demande en cours.
Gestion automatisée du processus d’achat
En seconde partie, le processus est formalisé graphiquement : l’ensemble des échanges entre acteurs et les différentes étapes nécessaires au bon déroulement de la demande sontreprésentés sous la forme d’un processus. Ce processus permet de structurer le fonctionnement et de définir le rôle de chaque acteur au sein du service.
En plus d’être défini visuellement, le processus prend vie grâce à la mise en place d’une solution de gestion de processus (BPMS), automatisant alors son déroulement. Ainsi,l’ensemble des échanges est automatisé et les bonnes informations sont transmises automatiquement aux bonnes personnes, au bon moment. Ces échanges automatisés sont représentés par des flèches en pointillé.
Tous les acteurs sont désormais alertés en temps réel des tâches qu’ils doivent réaliser directement depuis l’interface de la solution BPMS. Ils n’ont plus qu’à saisir les différentes informations demandées lors de la réalisation de leurs tâches. Ainsi les différents collaborateurs sont notifiés de leur rôle à jouer via l’application. Ils font avancer le processus en complétant de simples formulaires en ligne contenant toutes les informations essentielles. Le dossier de demande d’achat est donc directement téléchargé via le formulaire. Il est ensuite transmis et complété par chaque collaborateur jusqu’à sa validation finale en suivant le cheminement prévu par le processus.
L’automatisation du processus permet de générer plusieurs bénéfices. Il favorise ainsi la performance du service achat tout en réduisant les pertes de temps et les tâches chronophages. Il apporte une vision globale du fonctionnement du service et sécurise les étapes à suivre tout en simplifiant les différents échanges nécessaires au bon déroulement du processus. Il permet aussi et surtout de connaître avec précision l’avancée de la demande d’achat et ce en temps réel. Ainsi beaucoup d’échanges papiers, mails et téléphoniques sont supprimés entre les différents acteurs du service. Le suivi Excel n’est plus nécessaire avec la génération automatique des tableaux de bords.
Pour beaucoup d’entreprises la gestion des demandes d’achat est déterminante pour le bon développement de la société. Dans un contexte concurrentiel fort, l’optimisation du traitement des demandes d’achat est une opportunité supplémentaire pour se démarquer de la concurrence et pour optimiser sa performance.
